Schritt für Schritt zur erfolgreichen Gründung in Gastronomie und Hotellerie

Der Traum vom eigenen Café, dem trendigen Foodtruck oder dem familiengeführten Hotel ist schnell geträumt. Die Realität dazwischen – von der Behörde bis zur Bank – ist jedoch oft ein Dschungel. Damit Sie sich nicht im Klein-Klein verlieren, braucht es Struktur.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen einen ersten Überblick über die wichtigsten Schritte auf dem Weg in die Selbstständigkeit in der Gastronomie und Hotellerie. Wir sind dabei an Ihrer Seite.

1. Wie baue ich mein Fundament? (Konzept & Businessplan)

Ein gutes Bauchgefühl reicht der Bank nicht. Ihr Konzept ist der rote Faden: Wer sind Sie? Wen wollen Sie satt und glücklich machen? Wie verdienen Sie dabei Geld?

• Businessplan: Das ist Ihr Regiebuch. Hier definieren Sie Zielgruppe, USP (Alleinstellungsmerkmal), Standortanalyse, Angebot, Personalbedarf und Marketingstrategie. Er zwingt Sie, Ihre Idee logisch zu durchdenken.

• Zahlenwerk: Das Herzstück für die Bank. Erstellen Sie eine realistische Umsatz- und Rentabilitätsvorschau sowie einen Liquiditätsplan für die ersten 3 Jahre.

• Nutzen: Er öffnet Ihnen nicht nur Türen bei Finanzierern, sondern dient auch als ständiges Kontrollinstrument, ob Sie noch auf Kurs sind.

2. Wo ist der perfekte Standort für mich?

Die „Lage, Lage, Lage" entscheidet oft über Hopp oder Top. Aber Vorsicht: Ein Imbiss braucht Laufkundschaft (Frequenzlage), ein Destination-Restaurant braucht Parkplätze und Atmosphäre.

In der Gastronomie und Hotellerie spielen Lage, Größe, Infrastruktur und Atmosphäre eine zentrale Rolle. Das Objekt muss zum Konzept passen und den betrieblichen Anforderungen gerecht werden.

• Objektprüfung: Achten Sie nicht nur auf die Gastraumgröße. Sind Lagerflächen, Kühlzellen und Sozialräume für Mitarbeiter ausreichend vorhanden? Wie ist der Zustand der Bausubstanz?

• Technische Voraussetzungen: Passt die Immobilie zu Ihrem Küchenkonzept? Eine profi-taugliche Abluftanlage (Fettabscheider, Geruchsemission) lässt sich oft nicht oder nur sehr teuer nachrüsten.

• Umfeld: Analysieren Sie die Konkurrenz und die Nachbarschaft. Erreichen Sie Ihre Zielgruppe dort?

3. Pachten oder Kaufen: Was lohnt sich?

Die Glaubensfrage. Als Gründer in der Gastronomie starten Sie meist mit einer Pacht, um flexibel zu bleiben und Kapital für den Ausbau zu schonen.

• Pacht: Bietet Flexibilität und meist eine geringere Anfangsinvestition. Achten Sie auf die Laufzeit, Verlängerungsoptionen und Kündigungsfristen – lassen Sie den Pachtvertrag prüfen.

• Kauf: Bietet Ihnen mehr Kontrolle, bindet jedoch erhebliche Kapitalmittel und macht Sie in Bezug auf Investitionsflexibilität unflexibler.

4. Wie finanziere ich meinen Traum?

Küche, Theke, Mobiliar, Umbau – die Summen läppern sich schnell. Nur wenige stemmen das aus der Portokasse.

• Finanzierung: Die Finanzierung umfasst Eigenkapital, Bankkredite, Fördermittel und ggf. Investoren.

• Liquiditätspuffer: Vergessen Sie nicht die Anlaufkosten (Betriebsmittel) für die ersten sechs Monate. Stellen Sie sicher, dass Sie Gehälter und Waren bezahlen können, selbst wenn Ihr Betrieb noch nicht täglich ausgelastet ist.

5. Wer hilft mir bei Bürokratie und Zahlen?

Sie sind Gastgeber, kein Steuerberater. Holen Sie sich frühzeitig Profis an Bord.

• Steuerberater: Kann Sie bei der Wahl der Rechtsform unterstützen und die Lohnbuchhaltung übernehmen. Er kümmert sich neben allen steuerlichen Themen um die Umsatzsteuervoranmeldung und alles was das Finanzamt betrifft.

• Interne Organisation: Legen Sie fest, wer im Tagesgeschäft die Belege sortiert, den Wareneinkauf überwacht und die Kasse prüft. Chaos im Backoffice kostet bares Geld und Zeit, die Ihnen am Gast fehlt. Was übernehmen Sie selbst und was übergeben Sie an einen externen Dienstleister?

6. Bin ich wirklich ein Gründertyp?

Hand aufs Herz: Selbstständigkeit in Hotellerie und Gastronomie heißt oft arbeiten, wenn andere feiern – abends, am Wochenende, an Feiertagen.

• Belastbarkeit: Sind Sie bereit für körperliche Arbeit, lange Tage und Gästekontakt auch in stressigen Situationen?

• Umfeld: Klären Sie das mit Familie und Partnern. Rückhalt im Privaten ist essenziell, besonders in der harten Startphase, wenn Freizeit Mangelware ist.

7. Welche Anmeldungen sind Pflicht?

Jetzt wird es formal. Mit der Anmeldung beim Gewerbeamt fällt der Startschuss.

• Gewerbeamt: Die Gewerbeanmeldung setzt bereits viele Prozesse in Gang (Finanzamt, IHK, Anzeigeverfahren). Da hiermit auch die Frist für das Anzeigeverfahren beginnt, sollten Sie bereits alle notwendigen Dokumente mit der Gewerbeanmeldung einreichen.

• Spezielle Nachweise: Sie und Ihr Team benötigen die Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz (vom Gesundheitsamt). Informieren Sie sich bei Ihrer örtlichen Behörde, welche weiteren Unterlagen Sie einreichen müssen. Als Quereinsteigerin oder Quereinsteiger (ohne branchenbezogene Ausbildung) ist die Gaststättenunterrichtung bei der IHK Pflicht.

8. Vom Konzessions‑ zum Anzeigeverfahren: Was gilt jetzt?

In Baden-Württemberg müssen Sie Ihren Gaststättenbetrieb vor dem Start bei der zuständigen Stelle anzeigen, auch wenn Sie keinen Alkohol ausschenken. Eine klassische Konzession wird nicht mehr erteilt, stattdessen gilt nun das Anzeigeverfahren.

• Das Anzeigeverfahren: Zuständig für die Anmeldung ist das lokale Gewerbeamt. Nach der entsprechenden Gewerbeanmeldung läuft in der Regel eine 6-wöchige Frist. Innerhalb dieser Zeit kann die Behörde Einspruch einlegen oder den Betrieb untersagen. Erhalten Sie innerhalb dieser sechs Wochen keine Rückmeldung, dürfen Sie Ihren Betrieb eröffnen.

• Voraussetzungen: Für die Gewerbeanzeigen ist das Formular GewA1 zu nutzen und bei Feld 18 ist der Betrieb möglichst genau zu beschreiben (Art des Betriebs, Außenbewirtschaftung, Tanzangebot, Betriebszeiten, Live-Musik, etc.).

  Zur Gewerbeanzeige müssen folgende Unterlagen eingereicht werden:
  Abschlusszeugnis/Unterrichtungsnachweis

  Wer eine Ausbildung im Lebensmittelbereich wie z.B. Koch, Fachkraft Küche, Fachmann/-frau für Restaurants und Veranstaltungsgastronomie absolviert hat, kann das Abschlusszeugnis der Gewerbeanzeige beifügen. Wer keine Ausbildung in diesem Bereich abgeschlossen hat, muss einen Unterrichtungsnachweis beifügen. Informieren Sie sich bei Ihrer örtlichen Behörde, welche weiteren Unterlagen erforderlich sind.

• Räumlichkeiten: Oft ist ein Nachweis über die Eignung der Räume (z. B. durch eine Nutzungsänderung oder einen Bauantrag) erforderlich. Klären Sie diesen Punkt zwingend vor der Unterzeichnung eines Pachtvertrages ab!

9. Was muss ich rechtlich beachten?

Die Branche ist stark reguliert. Unwissenheit schützt hier nicht vor Bußgeldern oder Schließung.
Bitte beachten Sie, dass die folgende Aufzählung lediglich einen Auszug wichtiger Pflichten darstellt und keine vollständige Rechtsberatung ersetzt.

• Hygienemanagement: Ein HACCP-Konzept ist verpflichtend. Bitte dokumentieren Sie Eigenkontrollen (z. B. Kühltemperaturen, Reinigungspläne).

• Arbeitsrecht: Beachten Sie das Arbeitszeitgesetz (Pausen, Arbeitserfassung) sowie den Mindestlohn. Die Dokumentationspflicht ist hierbei das A und O.

• Gästeinformation: Allergenkennzeichnung auf der Karte und Preisauszeichnungsverordnung sind unverzichtbar.

• Aushangpflichten: Das Jugendschutzgesetz muss gut sichtbar im Gastraum ausgehängt werden, Ihre Speisekarte inkl. Ihrer Preise muss im Außenbereich sichtbar sein.

• Tipp: Nutzen Sie als DEHOGA-Mitglied die Checklisten und die Rechtsberatung, um hier rechtlich und organisatorisch sicher aufgestellt zu sein.

10. Welche Versicherungen und Verträge brauche ich?

Ein Brand in der Küche oder ein rutschender Gast können Sie ohne Schutz in Schwierigkeiten bringen.

• Wichtige Versicherungen: Betriebshaftpflicht (deckt Schäden an Dritten), Inhaltsversicherung (für Inventar/Waren bei Feuer/Wasser/Einbruch), Rechtsschutzversicherung (Unterstützt bei rechtlichen Auseinandersetzungen mit Pächtern, Lieferanten oder Personal). Prüfen Sie auch eine Ertragsausfallversicherung!
  Der DEHOGA-Partner RVM berät Sie individuell und als DEHOGA-Mitglied profitieren Sie von besonderen Konditionen.

• GEMA & Rundfunkbeitrag: Sobald Musik läuft (auch Radio im Hintergrund), müssen Sie bezahlen. Melden Sie sich rechtzeitig an, um Strafgebühren zu vermeiden. DEHOGA-Mitglieder erhalten Rabatte.

• Lieferantenverträge: Verhandeln Sie Konditionen frühzeitig, aber binden Sie sich nicht zu lang, bis Sie Ihren genauen Bedarf kennen.

11. Was bieten Sie Ihren Gästen? (Angebotsgestaltung)

Hier trifft Kreativität auf den Kalkulator. Ihr Angebot – ob auf dem Teller oder im Zimmer – muss überzeugen und sich gleichzeitig wirtschaftlich rechnen.

• Kalkulation: Kalkulieren Sie jeden Artikel sorgfältig. Arbeiten Sie mit einer Mischkalkulation, bei der sich Renner und Penner ausgleichen.

• Fokus: Weniger ist oft mehr. Ob eine kleine, frische Speisekarte oder gezielte Hotelleistungen wie Frühstück, Zimmerservice und Wellness – Qualität und Zielgruppenorientierung überzeugen mehr als ein überladenes Portfolio. Setzen Sie auf „Signature“-Angebote, die Sie einzigartig machen.

12. Wie finde, plane und halte ich Personal?

Ihre Strategie als Arbeitgeber ist entscheidend dafür wie gut Ihr Team funktioniert. Der Personalbedarf muss ermittelt, Stellen ausgeschrieben und Mitarbeitende sorgfältig ausgewählt und eingearbeitet werden.

• Bedarfsplanung: Definieren Sie genau: Wen benötigen Sie in Küche, Service und Housekeeping? Unterscheiden Sie dabei zwischen fest angestellten Mitarbeitenden (Kernteam) und Aushilfen für Spitzenzeiten sowie saisonale Schwankungen.

• Attraktivität: Warum sollten Mitarbeitende bei Ihnen arbeiten? Sie bieten faire Dienstpläne, pünktliche Bezahlung und echte Wertschätzung. Gute Führung hält das Team langfristig — mehr als nur Geld.

13. Wie werde ich sichtbar? (Marketing)

Das beste Essen nützt nichts, wenn niemand weiß, dass es Sie gibt.

• Online-Präsenz: Eine mobil-optimierte Website und ein gepflegtes Google Business Profil (Öffnungszeiten, Adresse, Fotos!) sind absolute Pflicht.

• Social Media: Nutzen Sie Instagram, TikTok und Facebook für aktives Social‑Media‑Marketing. Posten Sie regelmäßig und nicht nur alle drei Wochen.

• Hotellerie: Pflegen Sie Ihre Präsenz auf Buchungsplattformen (OTAs) und reagieren Sie professionell auf JEDE Bewertung – egal ob positiv oder negativ.

14. Welche Technik ist heute Standard?

Zettel und Stift waren gestern. Moderne Kassen und Systeme sparen Ihnen Zeit und Ärger mit dem Finanzamt.

• Payment: Bieten Sie bargeldlose Zahlung an. Sie erhöht den durchschnittlichen Bon und wird von Gästen heute erwartet.

• Digitalisierung: Planen Sie digitale Lösungen wie Online-Reservierungstools, Personalplanungs-Apps oder digitale Bestellsysteme frühzeitig und integrieren diese in Ihr Gesamtkonzept.

• Hotelsoftware: Für Betriebe mit Zimmervermietung ist eine professionelle Hotelsoftware (PMS) unverzichtbar. Sie bündelt Ihre Buchungen, verwaltet Ihre Zimmerkapazitäten und übernimmt die Rechnungstellung. Ein Channelmanager synchronisiert Ihre Verfügbarkeit mit Ihren Online-Buchungskanälen. Dadurch sparen Sie Verwaltungsaufwand und erreichen eine optimale Auslastung.

15. Wie plane ich die Eröffnung?

Der erste Eindruck zählt – Sie haben keine zweite Chance. Planen Sie Ihre Eröffnung sorgfältig, um maximale Aufmerksamkeit zu erreichen und von Anfang an einen positiven Ruf aufzubauen.

• Pre-Opening: Führen Sie einen Probelauf mit Freunden und Familie durch, um Abläufe in Küche und Service unter realistischen Bedingungen zu üben, bevor die ersten Gäste eintreffen.

• Marketing: Laden Sie gezielt Nachbarn, Presse und wichtige Networkpartner (Gewerbeverein, Bürgermeister etc.) ein. Denken Sie auch an Partnerunternehmen und potenzielle Kunden. Die Eröffnung kann durchaus Eventcharakter haben.

• Fokus: Sorgen Sie dafür, dass an diesem Tag die Qualität stimmt. Lieber eine verkleinerte Karte und perfekter Service als Chaos und lange Wartezeiten.

16. Was passiert nach dem Start? Mit Controlling und Weiterentwicklung auf Kurs bleiben

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Jetzt geht es an die Zahlen und die Zukunft Ihres Betriebs. Controlling hilft dabei, Umsätze, Kosten und Prozesse zu überwachen.

• Monatsauswertung: Überprüfen Sie monatlich gemeinsam mit Ihrem Steuerberater die BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung). Verstehen Sie Ihre Zahlen!

• Kennzahlen (KPIs): Behalten Sie Wareneinsatzquote und Personalkostenquote im Auge. Das sind die beiden größten Kostenblöcke, die Sie aktiv steuern können. Nur wer steuert, bleibt profitabel am Markt.

• Weiterentwicklung: Stillstand bedeutet Rückschritt. Analysieren Sie regelmäßig das Feedback Ihrer Gäste und aktuelle Trends. Muss die Karte angepasst werden? Benötigen Sie neue Veranstaltungen? Bleiben Sie dynamisch und passen Sie Ihr Konzept an.

Fazit

Die Gründung eines gastronomischen Betriebs oder Hotels ist ein komplexer, aber lohnender Prozess. Mit einem klaren Konzept, guter Vorbereitung und professioneller Unterstützung lässt sich der Weg in die Selbstständigkeit erfolgreich gestalten.

Holen Sie sich Erfahrung an Ihre Seite

Sie haben das Konzept, wir das Praxiswissen. Wir haben bereits hunderten Gastronomen erfolgreich auf dem Weg in die Selbstständigkeit zur Seite gestanden und wissen genau, wo die Fallstricke lauern. Nutzen Sie diese Expertise der DEHOGA-Beratung für Ihren Start – von der Prüfung Ihres Businessplans bis zur rechtlichen Absicherung.

Jetzt Gründungsberatung anfragen