Bürokratische Anforderungen bei der Gastro-Gründung: Der Überblick für Ihren Start
Hand aufs Herz: Sie möchten Gastgeber sein und Ihre Gäste begeistern – und keine Formulare wälzen. Doch egal, ob Foodtruck, klassisches Gasthaus oder trendige Bar – ohne den „Papierkram“ bleibt die Küche kalt. Wer hier Fehler macht, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern im schlimmsten Fall die Existenz, bevor es richtig losgeht.
Damit Sie den Kopf frei haben für Ihr Konzept, haben wir die wichtigsten bürokratischen Hürden für Sie strukturiert zusammengefasst. Schritt für Schritt zur Eröffnung.
Wie bereite ich die Gründung optimal vor?
Bevor Sie den ersten Behördengang machen, brauchen Sie eine solide Basis. Fehler in Phase 0 lassen sich später nur schwer korrigieren.
Steuerberater ins Boot holen: Suchen Sie sich jemanden mit Gastro-Erfahrung. Er hilft nicht nur beim Finanzamt, sondern kann auch bei der Wahl der optimalen Rechtsform (Einzelunternehmen, GbR, GmbH etc.) beraten.
Rechtsform & Notar: Je nach gewählter Rechtsform (z. B. GmbH) ist ein Notartermin zwingend erforderlich.
Finanzen klären: Eröffnen Sie ein Geschäftskonto, sobald der Gewerbeschein vorliegt. So werden private und betriebliche Ausgaben sauber getrennt. Sprechen Sie rechtzeitig mit Ihrer Hausbank, wenn Sie eine Finanzierung benötigen.
Wann darf ich mein Gewerbe anmelden?
Hier lauert eine klassische Stolperfalle für Gründer: die Förderfähigkeit.
Wichtig: Melden Sie Ihr Gewerbe erst an, wenn Sie alle Förderkriterien geprüft haben! Einige Förderprogramme greifen nur, wenn das Vorhaben noch nicht offiziell gestartet ist. Sprechen Sie unbedingt vor dem Gang zum Gewerbeamt mit Ihrer Hausbank oder einem Berater des DEHOGA Baden-Württemberg.
Erhalten Sie das „Go“, erfolgt die Gewerbeanmeldung bei der zuständigen Gemeinde- oder Stadtverwaltung. Damit werden Sie automatisch Mitglied der Industrie- und Handelskammer (IHK). Auch die Meldung beim Finanzamt ist jetzt fällig – idealerweise übernimmt dies direkt Ihr Steuerberater.
Beachten Sie, dass mit Ihrer Gewerbeanmeldung auch die Frist des Anzeigeverfahrens beginnt - Sie sollten bei Ihrer Gewerbeanmeldung also bereits alle notwendigen Unterlagen abgeben.
Was hat sich seit 2026 bei der Konzession geändert?
Seit dem 01. Januar 2026 gibt es eine massive Erleichterung für die Branche: Die klassische Konzession (Genehmigungspflicht) ist entfallen.
Neues Anzeigeverfahren: Anstelle der aufwendigen Konzessionsprüfung tritt ein einfacheres Anzeigeverfahren. Zeigen Sie ihren Betrieb fristgebunden bei der zuständigen Behörde an.
Fristwahrung: Wenn die Behörde innerhalb der gesetzten Frist keine Einwände erhebt, dürfen Sie öffnen öffnen.
Erweiterte Unterrichtungspflicht: Im Gegenzug gilt die Gaststättenunterrichtung der IHK nun für alle Quereinsteiger ohne einschlägige Ausbildung (z. B. Koch/Köchin, Hotelfachmann/-frau) – und zwar unabhängig davon, ob Alkohol ausgeschenkt wird oder nicht.
Fachliche Voraussetzungen auf einen Blick:
Abschlusszeugnis einer anerkannten Ausbildung im Gastgewerbe ODER
Teilnahmebescheinigung der IHK-Gaststättenunterrichtung.
Zusätzlich für alle: Bescheinigung über die Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz (Gesundheitsamt).
Welche Anforderungen stellt mein Objekt?
Unterschreiben Sie keinen Miet- oder Pachtvertrag, ohne das Objekt auf Herz und Nieren geprüft zu haben. Auch im neuen Anzeigeverfahren schauen die Behörden genau hin:
Baurecht: Stimmt die Nutzungsgenehmigung? Sind genügend Toiletten für die geplante Sitzplatzzahl vorhanden?
Brandschutz: Sind Fluchtwege und Brandschutzauflagen erfüllt?
Hygiene & Lebensmittelüberwachung: Entspricht die Küche den aktuellen Hygienevorschriften?
Profi-Tipp: Vereinbaren Sie vor Vertragsabschluss oder Umbau einen Termin mit dem zuständigen Lebensmittelkontrolleur. Er ist kein Gegner, sondern ein wichtiger Partner, der Ihnen sagt, ob Ihre Pläne genehmigungsfähig sind.
Was muss ich bei Personal und Versicherungen beachten?
Sobald Sie Mitarbeiter einstellen (Küche, Service, Aushilfen), werden Sie zum Arbeitgeber mit allen Pflichten:
Betriebsnummer: Diese beantragen Sie bei der Bundesagentur für Arbeit. Ohne die Betriebsnummer können Sie niemanden zur Sozialversicherung anmelden.
Sozialversicherung & Lohn: Die korrekte Anmeldung bei Krankenkassen und Sozialversicherungen muss zwingend und rechtzeitig erfolgen. Klären Sie, ob Sie die Lohnbuchhaltung selbst erledigen oder auslagern.
Berufsgenossenschaft (BGN): Die Anmeldung bei der BGN ist Pflicht. Sie ist die gesetzliche Unfallversicherung für Ihr Team.
Hinweis: Als Unternehmer können Sie sich dort oft freiwillig versichern – eine Option, die Sie prüfen sollten.
Ihr betrieblicher Versicherungsschutz: Ohne Netz und doppelten Boden geht es nicht. Essentiell sind:
Betriebshaftpflicht
Sachversicherung (Inventar)
Betriebsunterbrechungsversicherung
Rechtsschutzversicherung
Nutzen Sie das Expertenwissen des DEHOGA-Partners RVM Versicherungsmakler
Wie sichere ich mich als Unternehmer privat ab?
Viele Gründer vergessen sich selbst über dem Wohl der Gäste. Klären Sie Ihren Status frühzeitig:
Krankenversicherung: Sprechen Sie mit Ihrer Kasse über den Wechsel in die Selbstständigkeit und die künftige Beitragshöhe.
Rentenversicherung: Als Selbstständiger im Gastgewerbe sind Sie in der Regel nicht rentenversicherungspflichtig. Prüfen Sie, ob eine freiwillige Weiterversicherung oder eine private Vorsorge sinnvoller ist. Planen Sie diese Kosten fest in das Budget ein!
Welche Pflichten habe ich im laufenden Betrieb?
Damit der Laden nicht nur läuft, sondern auch rechtskonform bleibt:
Kasse & Finanzamt: Nutzen Sie eine Kassensoftware, die 100 % konform mit der TSE-Pflicht (Technische Sicherheitseinrichtung) ist und die Belegausgabepflicht (Bonpflicht) erfüllt. Prüfen Sie Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltungssoftware.
Buchhaltung: Übernehmen Sie Ihre Buchhaltung durch eine geeignete Software selbst oder lagern Sie diese an Ihren Steuerberater aus?
GEMA: Sobald Musik läuft (auch Radio im Hintergrund!), müssen Sie das Gewerbe bei der GEMA anmelden.
Abfallwirtschaft: Klären Sie die Entsorgung (Speisereste, Fettabscheider, Restmüll) mit den lokalen Entsorgern.
Sie wollen beim Start auf Nummer sicher gehen?
Der Behörden-Dschungel ist dicht, aber Sie müssen da nicht alleine durch. Die DEHOGA Beratung unterstützt Sie mit konkreten Gründungshilfen, damit Sie sich auf ihre Gäste konzentrieren können.
