Personalbedarfsermittlung: So viele Mitarbeiter braucht Ihr Betrieb wirklich
Die richtige Anzahl an Mitarbeitern in Küche, Service und Verwaltung zu finden und für den (laufenden) Betrieb einzuplanen, ist eine der größten Herausforderungen für Gründende in der Gastronomie. Planen Sie zu knapp, leidet die Servicequalität und die Belastung für das Team steigt. Planen Sie zu großzügig, gerät die Wirtschaftlichkeit Ihres Betriebs sofort in Schieflage.
Um den Personalbedarf präzise zu ermitteln, müssen Sie zwei Perspektiven kombinieren: Den organisatorischen Bedarf (Was brauche ich, um den Betrieb am Laufen zu halten?) und den wirtschaftlichen Bedarf (Was kann ich mir leisten?).
Wie hoch ist der organisatorische Mitarbeiterbedarf?
Der Mitarbeiterbedarf richtet sich primär nach zwei Faktoren:
Den organisatorischen Rahmenbedingungen (Dienstplan).
Den prognostizierten Umsatzerwartungen (Gästeaufkommen).
Der Stellenplan als Basis
Entsprechend der geplanten Angebote (Speisen, Getränke, Öffnungszeiten, usw.) ergibt sich ein Stellenplan. Erstellen Sie für die ersten Wochen bereits heute einen angenommenen Dienstplan.
Zwischen Dienstplan und Stellenplan stehen freie Tage, Urlaube, Krankheit, bei Auszubildenden Schule, etc. Um die notwendige Anzahl an Mitarbeitern zu berechnen, wird der Stellenmultiplikator benötigt.
Wie berechnet man den Stellenmultiplikator?
Ein Mitarbeiter steht dem Betrieb niemals an 365 Tagen zur Verfügung. In Baden-Württemberg (BW) ergibt sich für eine klassische 5-Tage-Woche folgende Kalkulationsgrundlage:
365 Jahrestage
abzüglich 104 freie Tage (Wochenende/Ersatztage)
abzüglich 12 Feiertage (Durchschnitt BW)
abzüglich 30 Tage Urlaub (je nach Vertrag)
abzüglich 7 Tage für Krankheit und Weiterbildung
Dies ergibt 212 nominale Arbeitstage, an denen ein Mitarbeiter dem Betrieb tatsächlich zur Verfügung steht.
Bei 365 Öffnungstagen reicht uns eine 1:1 Besetzung also nicht aus.
Die Formel für den Stellenmultiplikator lautet:
Öffnungstage / Arbeitstage pro MA = Stellenmultiplikator
365 / 212 = 1,72
Die Konsequenz für Ihre Planung:
Wenn Ihr Stellenplan besagt, dass Sie 8 Stellen (z.B. 2 in der Küche, 4 im Service, 2 an der Bar) dauerhaft besetzen müssen, benötigen Sie faktisch rund 14 Mitarbeiter: 8x1,72=13,76
Wie viele Mitarbeiter kann sich Ihr Betrieb wirtschaftlich leisten?
Wirtschaftlich betrachtet dürfen Sie nur so viel Personal einstellen, wie Ihr Umsatz zulässt. Diese Grenze ermitteln Sie über die Kennzahl der Produktivität.
Produktivität der Vollbeschäftigten = Gesamterlöse / Anzahl der Vollbeschäftigten
Berechnung der Vollbeschäftigten
Um die Produktivität zu berechnen, müssen Sie alle Mitarbeiter (einschließlich des Betriebsinhabers und mithelfender Familienangehöriger) auf Vollzeitstellen umrechnen. Nutzen Sie hierfür folgende Faktoren:
Beispielrechnung für die Gründungsplanung
Für die Gründungsplanung muss diese Formel geändert werden.
Beispiel:
———
Geplanter Umsatz: 900.000 Euro
Ziel-Produktivität je Vollzeit-Mitarbeiter: 80.000 Euro
Gesamterlöse/Ziel-Produktivität= 900.000/80.000 = 11,25 MA
———
14 Mitarbeiter:innen – wie aus der klassischen Bedarfsplanung – sind wirtschaftlich also nicht tragfähig.
Fazit: Die Realität der Gründungsphase
Hier zeigt sich das klassische Dilemma: Während Sie organisatorisch 14 Mitarbeiter benötigen, um Ihren Dienstplan abzudecken, ist der Betrieb wirtschaftlich nur für 11,25 Vollzeitstellen tragfähig.
Wichtiger Praxistipp für Gründer:
In der Gastronomie erleben wir bei Neugründungen oft eine Fluktuation von 50 bis 70 %. Planen Sie zum Start daher trotzdem bewusst mit mehr Personal, um Ausfälle abzufangen. Da diese Mehrkosten die Wirtschaftlichkeit anfangs belasten, müssen Sie zwingend in Ihren Kapitalbedarf einbezogen werden. Nur so sichern Sie die Liquidität in der kritischen Startphase.
Erfolgreich gründen:
Ihr Partner für den perfekten Start
Der Schritt in die Selbstständigkeit erfordert Mut und eine solide Vorbereitung. Der DEHOGA Baden-Württemberg steht Ihnen während des gesamten Gründungsprozesses zur Seite – von der ersten Kalkulation bis zur Eröffnung Ihres Betriebs. Profitieren Sie von der Branchenerfahrung und den spezialisierten Beratungsleistungen. Starten Sie mit professioneller Unterstützung in Ihren neuen Alltag als Gastgeber.
