Kapitalbedarf und Finanzierung: So bauen Sie Ihr Gastro-Unternehmen auf sicherem Fundament
Eine erfolgreiche Existenzgründung in der Hotellerie oder Gastronomie beginnt nicht mit dem ersten Gast – sondern mit einer lückenlosen Finanzplanung. Der Kapitalbedarf ist das Fundament Ihres Vorhabens. Wer hier zu knapp kalkuliert, riskiert nicht nur einen holprigen Start, sondern gefährdet die Existenz seines Betriebs, bevor dieser sich am Markt etablieren kann.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihren Finanzbedarf realistisch ermitteln, welche Förderwege Ihnen in Baden-Württemberg offenstehen und wie Sie Banken von Ihrem Konzept überzeugen.
Kapitalbedarfsermittlung: Wie gehe ich vor?
Es gibt keine allgemeingültige Formel für den Kapitalbedarf. Jedes Projekt – ob trendiges Café, klassisches Restaurant oder Boutique-Hotel – ist einzigartig. Der Bedarf hängt massiv vom Standort, dem Zustand der Immobilie, dem Konzept und Ihrem Qualitätsanspruch ab. Besonders die Voreröffnungsphase wird oft unterschätzt: Kosten fallen an, lange bevor der erste Euro Umsatz fließt.
Welche Kostenbereiche muss ich berücksichtigen?
Um eine exakte Aufstellung zu erstellen, sollten Sie folgende Bereiche detailliert durchleuchten:
Investitions- und Baunebenkosten: Holen Sie konkrete Kostenvoranschläge ein und schließen Sie frühzeitig verbindliche Verträge. Das vermeidet teure Nachfinanzierungen.
Einrichtung und Ausstattung: Gehen Sie gedanklich durch jede Abteilung (Küche, Service, Lager, Büro, Sanitär). Was wird für den reibungslosen Start zwingend benötigt?
Voreröffnungskosten: Logo-Entwicklung, Webseite, Marketing, Mieten und Löhne vor dem ersten Öffnungstag sowie einmalige Gebühren gehören in diese Liste.
Betriebsmittel und Liquiditätsreserve: Planen Sie Fixkosten wie Pacht und Personal für die ersten Monate ein. Kalkulieren Sie zudem eine Reserve von etwa 10–15 % für Unvorhergesehenes ein.
Excel-Tool zur Kapitalbedarfsermittlung herunterladen
Wichtig für die Praxis: Führen Sie Ihre Planzahlen immer netto und brutto. Die Mehrwertsteuer ist über die Bank oft nicht finanzierbar, muss aber an Handwerker und Lieferanten gezahlt werden. Nutzen Sie Ihre Tabelle als Kontrollinstrument: Tragen Sie in einer Spalte „Ist-Werte“ ein, um die Kosten laufend zu steuern.
Wie entwickelt sich der Umsatz nach der Eröffnung?
Nach dem ersten „Neugierigkeitseffekt“ folgt oft eine Konsolidierungsphase. Ein Rückgang der Gästezahlen nach dem anfänglichen Boom ist völlig normal. Planen Sie diesen Verlauf strategisch ein, um finanzielle Engpässe abzufangen. In der Gastronomie dauert es meist ein bis zwei Jahre, bis sich die Wirtschaftlichkeit in sogenannten „Normaljahren“ stabilisiert.
Verlauf der Umsatzentwicklung von der Anfangsphase bis zum Normaljahr.
Vorweggenommene Betriebsausgaben: Schon vor dem Start Steuern sparen?
Bereits vor der offiziellen Gründung entstehen Kosten für Beratung, Reisen oder Ausstattung. Da Sie zu diesem Zeitpunkt meist noch keine Steuernummer haben, zahlen Sie die volle Umsatzsteuer.
Wie wirken sich diese Kosten steuerlich aus?
Diese Ausgaben mindern Ihren späteren Gewinn und damit Ihre Steuerlast. Sobald Sie offiziell registriert sind, können Sie zudem die gezahlte Umsatzsteuer über Ihre Umsatzsteuererklärung rückwirkend geltend machen.
Voraussetzungen für die Anerkennung:
Wirtschaftlicher Zusammenhang: Die Kosten müssen klar dem Gründungsvorhaben zugeordnet werden können.
Dokumentation: Bewahren Sie lückenlos alle Belege und Quittungen auf.
Stolperstein Ablösesummen: Inventar oder „Luftgeld“?
Oft wird für ein bestehendes Objekt eine Ablösesumme verlangt. Hier ist Vorsicht geboten: Banken finanzieren ungern „Luftgeld“ ohne greifbaren Gegenwert.
Tipps für die Verhandlung:
Zeitwert statt Pauschale: Verlangen Sie eine transparente Inventarliste. Der reale Zeitwert liegt oft deutlich unter dem Buchwert aus der Bilanz des Vorgängers.
Zustand prüfen: Lassen Sie sich Wartungsprotokolle für teure Küchengeräte oder Kaffeemaschinen zeigen.
Bedarf hinterfragen: Brauchen Sie das alte Inventar wirklich für Ihr Konzept?
Verhandeln Sie sachlich und ohne Zeitdruck. Nur eine nachvollziehbare Ablösesumme hat eine Chance auf eine Bankfinanzierung.
Die passende Finanzierung: Mit Strategie in die Selbstständigkeit
Eine tragfähige Finanzierung basiert auf zwei Säulen: Dem Kapitalbedarf (Was brauche ich?) und der Wirtschaftlichkeitsrechnung (Kann mein Betrieb die Zinsen und Tilgung erwirtschaften?).
Welche Finanzierungsarten gibt es?
Übersicht der Innen-, Außen- und Alternativfinanzierung.
Eigenkapital: Planen Sie mindestens 10–20 % Eigenmittel ein. Das ist ein wichtiges Signal für Banken.
Beteiligungskapital: Partner wie die MBG Baden-Württemberg können Ihre Eigenkapitalbasis stärken.
Förderdarlehen: Profitieren Sie von Programmen der L-Bank. Diese bieten oft tilgungsfreie Anlaufjahre.
Lieferantendarlehen: Nutzen Sie Skonto, wo immer möglich. Ein Lieferantenkredit ist oft teurer als ein Bankdarlehen. Brauereikredite sollten aufgrund langfristiger Bindungen nur ergänzend eingesetzt werden.
Privatdarlehen: Darlehen von Freunden oder Verwandten können Eigenkapital ersetzen. Achten Sie zwingend auf schriftliche Verträge und marktübliche Konditionen, um Konflikte zu vermeiden und steuerliche Risiken (Schenkungssteuer) auszuschließen.
Bankdarlehen: Der Klassiker für Investitionen. Er bietet planbare Konditionen und feste Laufzeiten, setzt jedoch in der Regel bankübliche Sicherheiten oder Bürgschaften voraus.
Der Erweiterte Cashflow (ECF): Die „Torte des Erfolgs“
Der ECF ist die Kennzahl, auf die Banken am stärksten achten. Er zeigt, ob Sie aus dem laufenden Betrieb Zinsen zahlen, Kredite tilgen, Privatentnahmen tätigen und Rücklagen bilden können.
ECF Kreislauf – Die Torte des Erfolgs
Übersteigen Zins und Tilgung Ihren maximalen Kapitaldienst, droht die Überschuldung. Rechnen Sie Ihr Vorhaben nicht schön. Wenn die Zahlen nicht aufgehen, müssen Sie die Preisgestaltung, die Kostenstruktur oder den Kapitalbedarf optimieren.
Tabelle Maximaler Kapitaldienst
Grundsätze für eine solide Finanzierungsplanung
Liquidität geht vor Rentabilität: Planen Sie einen Puffer für mindestens drei Monate laufende Kosten ein.
Fristenkongruenz: Finanzieren Sie langfristige Investitionen (Umbau) langfristig und Kurzfristiges (Warenlager) kurzfristig.
Anfangsbelastung senken: Nutzen Sie tilgungsfreie Jahre, um in der Startphase Luft zum Atmen zu haben.
Schriftliche Zusage abwarten: Starten Sie keine Investitionen, bevor die Finanzierung schriftlich bestätigt ist.
Das Hausbankprinzip: Der Weg zu Fördermitteln
In Deutschland werden öffentliche Fördermittel nicht direkt beim Staat, sondern über Ihre Hausbank beantragt. Diese prüft Ihr Konzept und reicht den Antrag bei der L-Bank oder der KfW ein.
Infografik Ablauf Hausbankenprinzip
Links für Baden-Württemberg:
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