Wirtschaftlichkeitsrechnung in der Gastronomie: So planen Sie Ihren Erfolg auf solidem Fundament
Ein gastronomisches Konzept lebt von Leidenschaft – doch ohne harte Zahlen bleibt die Vision ein Risiko. Die Wirtschaftlichkeitsrechnung ist Ihr wichtigstes Werkzeug, um die zukünftige Entwicklung Ihres Betriebs realistisch abzubilden. Erfahren Sie hier, wie Sie Umsätze und Kosten fundiert kalkulieren, um gegenüber Banken und Investoren stichhaltig zu argumentieren.
Die drei Planungsszenarien: Von Worst Case bis Best Case
Die Wirtschaftlichkeitsrechnung hat das Ziel, die zukünftige Entwicklung eines Betriebs möglichst realistisch abzubilden – insbesondere in Bezug auf Umsätze, Kosten und das daraus resultierende Betriebsergebnis. In der Praxis wird sie meist in drei Szenarien erstellt:
Worst Case – vorsichtige Annahmen
Base Case – realistische Einschätzung
Best Case – optimistische Prognose
Diese Bandbreite ermöglicht es, unterschiedliche Marktentwicklungen und unternehmerische Risiken besser einzuschätzen.
Realismus statt Wunschdenken: Warum Ehrlichkeit Ihr Kapital schützt
Die Wirtschaftlichkeitsrechnung ist die Basis jeder Finanzierungsentscheidung – insbesondere bei einer Existenzgründung. Sie sollte daher so realistisch wie möglich erstellt werden. Ein zu optimistisches Bild mag kurzfristig überzeugen, kann aber langfristig zu Problemen führen: Nachfinanzierungsbedarf, Vertrauensverlust bei der Bank oder sogar das Scheitern des Vorhabens.
Wie gehen Sie bei der Erstellung Ihrer Wirtschaftlichkeitsrechnung Schritt für Schritt vor?
Jede Erlös- und Kostenart wird einzeln ermittelt und festgelegt – meist nicht in einem einzigen Schritt, sondern in einem kontinuierlichen Prozess. Die Grundlage bilden:
Ihr eigenes Konzept
Realistische Einschätzungen und Berechnungen, unterstützt durch Studien, Marktbeobachtungen und Erfahrungswerte
Gegebenenfalls Vergangenheitszahlen aus ähnlichen Projekten
Vergleichszahlen von Betrieben mit ähnlichem Konzept und Standort
Gerade bei umfangreicheren Vorhaben empfiehlt es sich, eine erfahrene Fachperson aus der Branche hinzuzuziehen. Viele Banken erwarten bei größeren Gründungsprojekten eine unabhängig und professionell erstellte Wirtschaftlichkeitsrechnung – zum Beispiel durch die Expertinnen und Experten der DEHOGA Beratung.
Praxis-Beispiel: Die Umsatzprognose für das Restaurant „DEHOGA“
Standort und Kapazitäten
Das „DEHOGA“ befindet sich in zentraler Innenstadtlage – ein klarer Standortvorteil, der sich positiv auf die Auslastung auswirkt. In stark frequentierten Lagen kann es sogar zu einer sogenannten „Überbelegung“ kommen, da Sitzplätze während der Öffnungszeiten mehrfach vergeben werden. Diese Dynamik sollte bei der Umsatzprognose berücksichtigt werden.
Das gastronomische Angebot nach Tageszeiten
Das kulinarische Angebot ist gezielt auf die unterschiedlichen Verzehrgewohnheiten der Gäste abgestimmt und in drei Tagesabschnitte gegliedert:
Mittags: Wechselnder Mittagstisch (Gerichte zwischen 9,50 € und 13,50 €)
Nachmittags: Sandwiches, Bowls und Kuchen (4,50 € bis 7,50 €)
Abends: À-la-carte-Angebot (15,50 € bis 21,50 €)
Diese Differenzierung ermöglicht eine präzise Erlösstruktur. Dabei sind die jeweiligen Preisakzeptanzen zu beachten: Mittags sollte das Preisniveau moderat bleiben, nachmittags steht die alltägliche Inanspruchnahme im Vordergrund, während abends eine höhere Zahlungsbereitschaft besteht.
Konsumverhalten bei Speisen und Getränken
In speiseorientierten Gastronomiekonzepten entfallen rund 30 bis 40 % des Umsatzes auf Getränke. Dabei variiert das Konsumverhalten je nach Tageszeit: Mittags dominiert Mineralwasser als Begleiter zum Essen, nachmittags steht der Kaffee häufig allein im Fokus. Abends hingegen steigt die Vielfalt – Aperitif, Wein und Wasser begleiten das Menü und generieren zusätzliche Erlöse.
Kapazitäten
Innenbereich: 40 Sitzplätze
Außenbereich: 20 Sitzplätze (nicht überdacht)
Die Innenplätze sind ganzjährig nutzbar, während der Außenbereich saisonalen und wetterbedingten Einschränkungen unterliegt. Zur Kalkulation wird der Außenbereich daher mit einem Faktor von 0,25 berücksichtigt. Daraus ergeben sich insgesamt 45 kalkulatorisch nutzbare Sitzplätze.
Betriebstage und Öffnungszeiten
Öffnungstage: Montag bis Freitag
Öffnungszeiten: 11:30 – 21:30 Uhr
Betriebsferien: 4 Wochen pro Jahr
Das Restaurant ist an 48 Wochen pro Jahr geöffnet, jeweils an 5 Tagen pro Woche. Daraus ergeben sich 240 Öffnungstage jährlich.
Wie führen Sie einen Plausibilitätscheck Ihrer Umsatzschätzung durch?
Zur Überprüfung der eigenen Umsatzschätzungen empfiehlt es sich, die erwarteten Erlöse auf die einzelnen Tagesabschnitte bzw. den durchschnittlichen Öffnungstag herunterzubrechen – verbunden mit der kritischen Frage: Halte ich diese Umsätze für realistisch erzielbar?
Von diesen errechneten Umsatzgrößen wird nun die geplante Kostenstruktur abgezogen – typischerweise gegliedert in sog. betriebsbedingte Kosten – also solche Kosten, die mit dem betrieblichen Leistungsprozess zusammenhängen und von Ihnen als Unternehmer aktiv beeinflusst werden können (bsp. Warenkosten, Personalkosten, Energiekosten, Versicherungen, sonstige Betriebs- und Verwaltungskosten und sog. anlagebedingte Kosten. Darunter fallen z. B. Miete, Abschreibungen, Instandhaltungskosten – aber auch Zinsaufwand. Diese Kosten sind weitestgehend fix und bilden den wirtschaftlichen Rahmen ihres Vorhabens – also Augen auf, und Mietvertrag genau prüfen!
Rentabilität und Liquidität: Worauf kommt es in der Startphase wirklich an?
Die klassische Form der Wirtschaftlichkeitsvorausschau ist die Rentabilitätsrechnung. Sie beantwortet die zentrale Frage: Wie rentabel wird der Betrieb voraussichtlich sein?
Fokus auf die Zahlungsfähigkeit
Gerade in den ersten ein bis zwei Jahren nach der Gründung ist die Rentabilität z. B. aufgrund hoher Abschreibungen häufig noch gering. In dieser Phase ist die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit entscheidend. Daher sollte die Wirtschaftlichkeitsrechnung nicht nur das Betriebsergebnis, sondern vor allem das Liquiditätsergebnis in den Fokus rücken.
Was ist der Erweiterte Cash-Flow (ECF) und warum ist er so wichtig?
Dieses wird über den erweiterten Cash-Flow (ECF) dargestellt. Der ECF zeigt, wie viele liquide Mittel aus dem laufenden Geschäftsbetrieb generiert werden können – eine zentrale Kennzahl für die Finanzierungsplanung und die Sicherung der Zahlungsfähigkeit.
Ein wesentliches Merkmal dieser Betrachtung: Nicht zahlungswirksame Kostenpositionen, wie beispielsweise Abschreibungen, bleiben unberücksichtigt. Auch der Kapitaldienst – also die Summe aus Zins, Tilgung und sonstigen Kreditkosten für langfristiges Fremdkapital, etwa ein gefördertes Gründungsdarlehen – wird zunächst ausgeklammert. Die entsprechenden Zahlungen erfolgen später aus dem erwirtschafteten ECF.
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Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung ist komplex und lässt keinen Spielraum für Fehler. Nutzen Sie die Erfahrung der DEHOGA Beratung Baden-Württemberg. Unsere Experten unterstützen Sie dabei, Ihre Zahlen auf Herz und Nieren zu prüfen und eine bankenfähige Planung zu erstellen.
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