Effektives Controlling: So schaffen Sie die Voraussetzungen
Der Erfolg eines Gastronomiebetriebs – ob Café, Restaurant oder Hotel – entscheidet sich nicht nur in der Küche, sondern maßgeblich am Schreibtisch. Wer seine Zahlen nicht im Griff hat, steuert im Blindflug. Ein effizientes Controlling ist jedoch kein theoretisches Konstrukt, sondern das Ergebnis einer gut organisierten Buchhaltung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die notwendigen Voraussetzungen schaffen.
Warum beginnt Controlling bereits bei der Budgetplanung?
Ihr Controlling beginnt bereits beim Budget. Im Budget werden die Umsatz- und Kostenziele des kommenden Jahres auf Monate herunter gebrochen, geplant.
Das Budget bildet somit die Grundlage für Ihr Controlling. Sie stellen Ihre Ist-Zahlen den Planzahlen gegenüber und prüfen Abweichungen: der Soll-Ist-Vergleich.
Wie organisieren Sie Ihre Buchhaltung für maximale Transparenz?
Organisieren Sie Ihre Buchhaltung so, dass Ihr Steuerberater sämtliche Unterlagen des Monats in der ersten Woche des Folgemonats vorliegen hat.
Wichtig in Ihrer Buchhaltung ist es, dass Sie passende Konten für alle Umsatz- und Aufwandsbuchungen einrichten. Nur wenn Sie alle Buchungen korrekt und sinnvoll vornehmen, können SIe nachher Schlüsse aus Ihren Zahlen ziehen.
Wenn Sie etwas einzeln auswerten möchten, müssen Sie diese Position in einem eigenen Konto erfassen. Bspw. haben Sie statt eines einzelnen Kontos „Speisen 7% USt“ zwei Konten: „Speisen Restaurant 7 % USt“ und „Speisen 7% USt Take Away“. So könnten Sie am Monatsende auswerten, wie viele Speisen zum Mitnehmen verkauft wurden.
Wenn Sie alle Speisen auf ein Konto buchen, sehen Sie nicht, ob diese vor Ort verzehrt wurden oder ob diese mitgenommen wurden. Überlegen Sie also, welche Informationen Sie am Monatsende erhalten möchten. Hierfür legen Sie Konten an.
Wie detailliert müssen Aufwandspositionen erfasst werden?
Achten Sie auch bei den Aufwandskonten auf eine genaue Erfassung: Die Konten „Wareneingang 19%“ sowie „Wareneingang 7%“ lassen nur vermuten, ob Sie Speisen oder Getränke gekauft haben. Benennen Sie auch hier genau „Lebensmittel 19%“ und „Getränke 19%“. Süßkartoffeln bspw. sind mit 19% USt steuerbar, da es sich nicht um ein Grundnahrungsmittel handelt – eine genaue Kontenaufteilung hilft Ihnen also auch hier.
Nur wenn sowohl die Ertrags- als auch die Aufwandspositionen sauber erfasst wurden, können Sie mit dem Monatsabschluss eine Wareneinsatzquote berechnen. Dies ist eine der wichtigsten Kennzahlen für Ihren Betrieb. Je genauer Ihre Daten sind – desto besser kann Ihr Controlling sein.
Die oben genannten Beispiele zeigen die Wichtigkeit der genauen Kontenabgrenzung im Bereich Warenwirtschaft. Dies bezieht sich selbstverständlich auch auf alle anderen Bereiche.
Fazit
Achten Sie darauf, Ihre Buchhaltung sowie Ihre BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) immer zeitnah zu erstellen bzw. die Unterlagen Ihrem Steuerberater zu übermitteln, damit Sie auf Abweichungen immer schnell reagieren können.
Sie können als Grundlage den Branchenkontenrahmen von DATEV nutzen und diesen für die Bedürfnisse Ihres Betriebs anpassen. Auch wenn Sie nicht alle Konten benötigen, ist der Branchenkontenrahmen eine gute Grundlage für Sie, um die Basis für ein solides Controlling zu schaffen.
Zahlen im Griff, Erfolg im Blick
Die richtige Organisation in der Startphase ist das Fundament für Ihren späteren Erfolg. Der DEHOGA Baden-Württemberg begleitet Sie von der ersten Idee bis zum operativen Geschäft. Unsere Experten helfen Ihnen dabei, von Anfang an die richtigen Strukturen für Ihren Betrieb aufzubauen.
